W latach 2000 do 2004, wcześniejsza wersja programu AFIK rejestrowała czas poświęcony każdemu przeglądanemu dokumentowi. Po wczytaniu zapisów księgowych z pliku dostarczonego przez klienta były one porównywane z dokumentami papierowymi – przed wyeksportowaniem i wczytaniem do programu księgowego (w programie księgowym nie były już potem sprawdzane).
W 2009 roku opracowałem te dane, tworząc wykresy czasu poświęconego na jeden dokument. W miarę reprezentatywne są pomiary wykonane na dokumentach trzech firm.
Poniżej znajduje się wykres czasów sprawdzania faktur przeniesionych z firmy przetwórczej, a zarejestrowanych dla 44 miesięcy w latach 2000-2004. Zestawienie obejmuje ponad 16 tysięcy faktur sprzedaży (po kilka faktur miesięcznie dla kilkudziesięciu do sklepów). Klient nie prowadził ewidencji faktur zakupu. Dane zgrane z komputera klienta nie nadawały się bezpośrednio do zaksięgowania (tzn. bez sprawdzenia). W owym czasie częstym problemem były błędne sektory na dyskietce, co powodowało utratę treści kilku faktur w miesiącu (ze względu na odległość prościej było uzupełnić je ręcznie niż organizować ponowne dostarczenie danych).
Z wykresu można odczytać, że 65% faktur sprzedaży zostało sprawdzone w czasie krótszym niż 10 sekund. Kolejne 20% faktur sprzedaży zmieściło się w czasie między 10 a 15 sekund. Czasy sprawdzania bez edycji przekraczające 20 sekund (8%) wynikają już raczej z przerwania pracy na moment.
Jeżeli faktura wymagała poprawek (zmiana filii kontrahenta, drobne korekty w adresie, uzupełnienie danych z uszkodzonych sektorów dyskietki), jej poprawienie zajmowało 2÷3 krotnie dłużej, niż zatwierdzenie bezbłędnej faktury. Dla przedstawionych danych, edycji wymagało 6% faktur sprzedaży.
Ze zgromadzonej statystyki wynika jeszcze, że średnia sprawdzania faktur sprzedaży wynosiła 13s (z edycją 31.5s), a najczęściej występujący czas to 9s.
Drugi wykres dotyczy sprawdzania faktur przeniesionych z apteki. Zestawienie obejmuje około 7000 faktur zakupu oraz 7000 faktur sprzedaży (obecnie już nie praktykuje się księgowania faktur, do których wystawiono paragon).
Z wykresu można odczytać, że 73% faktur sprzedaży zostało sprawdzone w czasie krótszym niż 10 sekund. Kolejne 17% faktur sprzedaży zmieściło się w czasie między 10 a 15 sekund. Czasy sprawdzania bez edycji przekraczające 20 sekund (5%) wynikają już raczej z przerwania pracy na chwilę.
Czas sprawdzania faktur zakupu jest 2-3 krotnie dłuższy. Może to wynikać z następujących okoliczności:
- faktury sprzedaży są poukładane numerami, a faktury zakupu jedynie datami, co często wymaga odnalezienia kolejnej faktury wśród faktur z danego dnia,
- faktury sprzedaży są na ogół jednostronicowe, a faktury zakupu są wielostronicowe, a podsumowanie w stawkach znajduje się na ostatniej albo przedostatniej stronie (przy czym, zależnie od wystawcy, kwota netto jest albo po lewej, albo po prawej w tabelce podsumowującej),
- faktury sprzedaży mają znacznie mniejszy poziom błędów — jeśli treść nie zgadza się z wydrukiem, to najczęściej w dużym zakresie (kontrahent, kwota, daty), co łatwiej zauważyć — natomiast faktury zakupu trzeba sprawdzać dokładniej, bo rozbieżności są subtelniejsze (np. inna data sprzedaży).
Jeżeli faktura wymagała poprawek (zmiana daty, uzupełnienie numeru, zmiana filii kontrahenta, drobne korekty w adresie), jej poprawienie zajmowało 2÷3 krotnie dłużej, niż zatwierdzenie bezbłędnej faktury. Dla przedstawionych danych, edycji wymagało 7% faktur sprzedaży oraz 3.1% faktur zakupu.
Ze statystyki wynika jeszcze, że średnia sprawdzania faktur sprzedaży wynosiła 9.8s (z edycją 28s), a najczęściej występujący czas to 6s. Dla faktur zakupu średnia 24s (z edycją 48s), a najczęstszy czas 15s.
Poniżej analogiczny wykres dla innej apteki, z tego samego okresu. Ponad 2500 faktur sprzedaży i około 4500 faktur zakupu.
Widać, że sprawdzanie faktur sprzedaży zajmowało nieco więcej czasu, natomiast wykres dla faktur zakupu jest praktycznie identyczny. Dla przedstawionych danych, edycji wymagało 10.7% faktur sprzedaży oraz 12.2% faktur zakupu.
Ze statystyki wynika, że średnia sprawdzania faktur sprzedaży wynosiła 12.9s (z edycją 35s), a najczęściej występujący czas to 7s. Dla faktur zakupu średnia 25s (z edycją 42s), a najczęstszy czas 15s.
Nie mamy niestety badań, ile czasu zajmuje zwykłe ręczne wprowadzenie faktury. Dla porównania można przedstawić cytat pochodzący z tekstu „Konkurs na szybkość księgowania w programie KPiR”, ze strony internetowej jednego z producentów oprogramownia.
Dzięki prostemu schematowi działania wykorzystanemu w optymalny sposób, rekordziście w konkursie udało się zaksięgować osiemdziesiąt faktur w dziesięć minut. Jak łatwo obliczyć oznacza to zaksięgowanie jednej faktury w ciągu 7- 8 sekund a w przeliczeniu na godziny oznacza to księgowanie z szybkością prawie 500 dokumentów na godzinę!
(…) uczestnicy nie mogli uwierzyć, że możliwe jest zaksięgowanie w godzinę aż 480 faktur! Tym bardziej, że w początkowej fazie konkursu wyniki oscylowały wokół księgowania 24 faktur na 10 minut. Potem nastąpiła poprawa, nasi klienci księgowali około 40 faktur w ciągu 10 minut, a na końcu kilku z nich zbliżyło się do wyniku zwycięzcy – i księgowali 75 faktur.
Przy czym proszę zauważyć, iż czasy sprawdzania faktur w przedstawionych powyżej analizach nie miały na celu bicia rekordu i mierzone były przy zróżnicowanym poziomie zaangażowania w pracę.